وظایف یک مدیر ساختمان وقتی متخصص نظافت مشاعات در حال کار است؟
وقتی متخصص نظافت مشاعات در حال کار است، چقدر باید به او فرصت بدهیم؟
یکی از تجربه‌هایی که در سابو سرویس بارها در نظافت راه‌پله و مشاعات ساختمان با آن مواجه شده‌ایم، مربوط به زمانی است که مدیر ساختمان یا حتی چند نفر از ساکنان، هنگام حضور متخصص، مدام کنار او می‌ایستند و درباره نحوه انجام کار به او توضیح می‌دهند.
«اول این قسمت را انجام بده.»
«حالا برو پارکینگ.»
«این‌جا را این‌طور بشور.»
«اول حیاط را تمیز کن و بعد راه‌پله را بشور.»
در بعضی موارد حتی فقط مدیر ساختمان نیست؛ چند نفر از اهالی هم‌زمان وارد کار متخصص می‌شوند و هرکدام نظر و دستور متفاوتی دارند.
در ظاهر، این رفتار ممکن است از روی دلسوزی و حساسیت نسبت به نظافت ساختمان باشد؛ اما تجربه ما نشان داده است که این شیوه نظارت، گاهی نتیجه‌ای کاملاً برعکس دارد.
برای نظافت یک ساختمان، یک نفر باید مسئول ارتباط با متخصص باشد
به نظر ما، در یک ساختمان بهتر است فقط مدیر ساختمان یا نماینده مشخص‌شده از طرف او مسئول ارتباط مستقیم با متخصص باشد.
اینکه چند نفر از ساکنان هم‌زمان بخواهند درباره روش کار متخصص نظر بدهند، معمولاً نه‌تنها کمکی به بهتر شدن نظافت نمی‌کند، بلکه می‌تواند باعث سردرگمی متخصص شود.
هرکس ممکن است اولویت متفاوتی داشته باشد:
یکی بگوید اول پارکینگ را بشویید، دیگری بگوید اول حیاط را تمیز کنید و نفر دیگری بخواهد راه‌پله زودتر انجام شود.
در چنین شرایطی، متخصص به جای تمرکز بر روتین نظافت ساختمان، مجبور می‌شود به چند نفر پاسخ بدهد و بین خواسته‌های مختلف تصمیم بگیرد.
برای یک ساختمان، واقعاً منطقی نیست که متخصص هم‌زمان پاسخ‌گوی چندین نفر باشد.
متخصص نظافت راه‌پله، روش کار خودش را می‌شناسد
بسیاری از متخصصانی که با سابو سرویس همکاری می‌کنند، سال‌هاست در زمینه نظافت راه‌پله، مشاعات، پارکینگ و حیاط ساختمان فعالیت دارند.
آنها در طول این سال‌ها برای اجرای کار خود یک روتین و ترتیب مشخص پیدا کرده‌اند.
برای مثال، ممکن است متخصص ابتدا بخش‌هایی از ساختمان را جارو و مرتب کند و سپس به سراغ شست‌وشوی حیاط و پارکینگ برود. این ترتیب معمولاً بر اساس تجربه، شرایط ساختمان و روش اجرای نظافت شکل گرفته است.
حالا تصور کنید مدیری که به‌تازگی مسئولیت ساختمان را بر عهده گرفته، یا حتی یکی از ساکنان، در تمام مدت کنار متخصص بایستد و اصرار داشته باشد ترتیب کار دقیقاً همان‌طور که خودش تصور می‌کند انجام شود.
طبیعی است که متخصص احساس کند تجربه و تخصص او مورد اعتماد نیست.
این مسئله در شرایطی که کار نظافت در جامعه ما گاهی با نگاه‌های فرهنگی نامناسب همراه است، می‌تواند فشار بیشتری بر نیروی نظافت وارد کند. ادامه این وضعیت ممکن است باعث کاهش تمرکز و کیفیت کار و حتی در برخی موارد باعث دلخوری یا اختلاف لفظی میان متخصص و ساکنان شود.
گاهی متخصص سال‌هاست همین نوع نظافت مشاعات ساختمان را انجام می‌دهد، اما مدیری که به‌تازگی مسئولیت ساختمان را گرفته، تصور می‌کند باید مرحله‌به‌مرحله به او بگوید چگونه کار کند.
این در حالی است که ممکن است متخصص تجربه بسیار بیشتری در اجرای روتین‌های نظافت راه‌پله و مشاعات داشته باشد.
نظارت خوب است؛ دخالت مداوم در روش انجام کار نه
ما در سابو سرویس کاملاً با نظارت مدیر ساختمان یا نماینده او موافق هستیم.
مدیر ساختمان حق دارد کیفیت کار را بررسی کند و اگر بخشی از خدمات طبق توافق انجام نشده باشد، آن را مطرح کند.
اما بین نظارت بر نتیجه کار و دخالت مداوم در نحوه انجام کار تفاوت زیادی وجود دارد.
پیشنهاد ما این است که هنگام ثبت سفارش، اگر نکته یا درخواست خاصی درباره ساختمان وجود دارد، آن را به اپراتورهای سابو سرویس اعلام کنید تا از ابتدا در روند سفارش ثبت شود.
قبل از شروع کار نیز، اگر حساسیت یا نکته خاصی وجود دارد، همان فردی که مسئول هماهنگی ساختمان است آن را به متخصص اعلام کند.
بعد اجازه دهید متخصص بر اساس تجربه و روتین کاری خود، خدمات را انجام دهد.
در پایان نیز مدیر یا نماینده ساختمان می‌تواند نتیجه کار را بررسی کند و اگر بخشی از پکیج خدمات نظافت ساختمان انجام نشده یا ایرادی وجود داشت، آن را با متخصص یا سابو سرویس در میان بگذارد.
چرا چند نفر بالای سر متخصص بودن نتیجه خوبی ندارد؟
وقتی متخصص مجبور باشد در تمام مدت به درخواست‌های لحظه‌ای و تغییرات مداوم مدیر و دیگر اهالی پاسخ دهد، تمرکز او از کار اصلی یعنی نظافت مشاعات ساختمان خارج می‌شود.
از طرف دیگر، ممکن است متخصص احساس کند که هیچ‌کس به تجربه او اعتماد ندارد.
این موضوع می‌تواند حتی باعث شود متخصص از نظر ذهنی تحت فشار قرار بگیرد و کیفیت کار نیز تحت تأثیر قرار گیرد.
در واقع، گاهی چیزی که ساکنان آن را «نظارت» می‌دانند، از نگاه متخصص تبدیل به دخالت مداوم در روش انجام کار می‌شود.
برای یک ساختمان، بهتر است مسئولیت‌ها مشخص باشند:
یک نفر هماهنگ کند، متخصص کار را انجام دهد و در پایان نتیجه بررسی شود.
یک مثال ساده؛ مثل مکانیک
فرض کنید ماشینتان را به یک مکانیک باتجربه می‌برید.
طبیعی است که بخواهید بدانید چه ایرادی وجود دارد و چه کاری قرار است انجام شود.
اما اگر تمام مدت کنار مکانیک بایستید و بگویید:
«اول این پیچ را باز کن.»
«نه، آن قطعه را عوض کن.»
«حالا این قسمت را بررسی کن.»
و چند نفر دیگر هم‌زمان نظرات متفاوتی بدهند، احتمالاً کار برای مکانیک سخت و آزاردهنده می‌شود.
در حالی که شما او را دقیقاً به این دلیل انتخاب کرده‌اید که کارش را بلد است.
متخصص نظافت راه‌پله نیز برای انجام همین کار انتخاب شده است.
او تجربه اجرای روتین‌های نظافت را دارد و بهتر است فرصت داشته باشد کار خود را با همان تجربه انجام دهد.
در خدمات کنتراتی، شرح کار از قبل مشخص است
این موضوع به‌خصوص در نظافت راه‌پله و مشاعات به‌صورت کنتراتی یا پکیجی اهمیت بیشتری دارد.
در خدمات پکیجی، از ابتدا مشخص است که چه بخش‌هایی باید نظافت شوند و چه خدماتی در برنامه ساختمان قرار گرفته است.
برای مثال، ممکن است نظافت راه‌پله، پاگردها، پارکینگ، حیاط، لابی، آسانسور یا سایر قسمت‌های تعریف‌شده در پکیج قرار داشته باشد.
بنابراین مدیر ساختمان لازم نیست هنگام انجام کار، برای هر قسمت دستور جدیدی صادر کند.
بهتر است اجازه دهد متخصص روتین تعریف‌شده را اجرا کند و در پایان، نتیجه را بررسی کند.
پیشنهاد سابو سرویس به مدیران ساختمان
در خدمات نظافت راه‌پله و مشاعات به‌صورت کنتراتی یا پکیجی، پیشنهاد ما این است:
اگر هنگام ثبت سفارش مورد خاصی وجود دارد، آن را به اپراتورهای سابو سرویس اعلام کنید.
در زمان حضور متخصص، بهتر است فقط مدیر ساختمان یا نماینده مشخص‌شده از طرف ساختمان با او در ارتباط باشد.
اگر نکته یا حساسیت خاصی وجود دارد، همان فرد آن را قبل از شروع کار به متخصص بگوید.
بعد اجازه دهید متخصص بر اساس تجربه و روتین کاری خود، خدمات را انجام دهد.
مدیر و ساکنان می‌توانند به کارهای خود رسیدگی کنند و پس از اتمام کار، نتیجه را بررسی کنند.
اگر بخشی از پکیج خدمات انجام نشده یا ایرادی وجود داشت، موضوع را مطرح کنید تا بررسی و برطرف شود.
این روش هم برای ساختمان ساده‌تر است و هم به متخصص اجازه می‌دهد با تمرکز بیشتری کار کند.
نظافت خوب، نتیجه اعتماد دوطرفه است
در سابو سرویس معتقدیم مدیر ساختمان متخصص مناسب را انتخاب می‌کند، متخصص مسئول اجرای کار است و سابو سرویس مسئول ایجاد ارتباط و پیگیری کیفیت خدمات است.
اگر هر سه طرف نقش خود را درست انجام دهند، احتمال ایجاد اختلاف بسیار کمتر می‌شود.
قرار نیست مدیر ساختمان متخصص نظافت باشد و قرار نیست متخصص نظافت مدیر ساختمان باشد.
مدیر ساختمان باید نتیجه کار را مدیریت کند؛ متخصص باید روش انجام کار را بلد باشد.
همچنین منطقی نیست که در یک ساختمان، چندین نفر هم‌زمان مسئول نظارت بر یک متخصص باشند.
یک ساختمان یک مسئول هماهنگی دارد و بهتر است ارتباط با متخصص نیز از طریق همان فرد انجام شود.
نظارت نکردن هم می‌تواند مشکل‌ساز باشد
البته منظور ما این نیست که مدیر ساختمان باید متخصص را کاملاً رها کند و هیچ نظارتی بر کار نداشته باشد.
در تجربه سابو سرویس، مشتریانی داریم که حدود ۱۰ سال است از خدمات ما استفاده می‌کنند و همکاری آنها با مجموعه بدون مشکل ادامه داشته است.
یکی از ویژگی‌های بسیاری از این مشتریان این است که نه بی‌تفاوت هستند و نه دائماً بالای سر متخصص می‌ایستند.
آنها معمولاً قبل از شروع کار، خواسته‌ها و نکات لازم را مشخص می‌کنند، در زمان انجام کار به متخصص فرصت می‌دهند کارش را انجام دهد و بعد از پایان کار، نتیجه را بررسی می‌کنند.
این همان تعادلی است که از نظر ما می‌تواند بهترین نتیجه را ایجاد کند.
مدیری که هیچ نظارتی ندارد و کاملاً کار را رها می‌کند نیز ممکن است باعث مشکل شود. ممکن است بخشی از خدمات انجام نشود، ایرادی دیده نشود یا کیفیت کار در طول زمان کاهش پیدا کند.
بنابراین:
نه بی تفاوتی درست است و نه نظارت افراطی.
نظارت باید به اندازه‌ای باشد که کیفیت خدمات حفظ شود، بدون اینکه متخصص احساس کند در هر لحظه باید پاسخ‌گوی دستورهای مختلف باشد.
یک مدل ساده برای همکاری بهتر
تجربه ما در سابو سرویس نشان داده است که بهترین حالت معمولاً این است:
قبل از شروع کار، خواسته‌ها را مشخص کنید.
در زمان انجام کار، به متخصص فرصت دهید.
بعد از پایان کار، نتیجه را بررسی کنید.
این روش، هم به مدیر ساختمان امکان نظارت می‌دهد، هم به متخصص فرصت می‌دهد با تمرکز کار کند و هم باعث می‌شود اگر مشکلی وجود داشت، موضوع در پایان کار و بر اساس نتیجه واقعی بررسی شود.
کار سابو سرویس بعد از رفتن متخصص تمام نمی‌شود
یک نکته مهم دیگر اینکه همکاری با سابو سرویس با پایان حضور متخصص در ساختمان تمام نمی‌شود.
بعد از اتمام کار نیز سفارش از طریق مجموعه پیگیری می‌شود و اگر موردی وجود داشته باشد، مشتری می‌تواند آن را با سابو سرویس در میان بگذارد.
بنابراین لازم نیست مدیر ساختمان یا ساکنان برای اطمینان از کیفیت، تمام مدت بالای سر متخصص بایستند.
می‌توانند اجازه دهند متخصص کار خود را انجام دهد و در صورت وجود ایراد یا مغایرت با خدمات توافق‌شده، موضوع را از مسیر شرکت پیگیری کنند.
جمع‌بندی
نظافت راه‌پله و مشاعات ساختمان یک کار تخصصی و روتین است و بسیاری از متخصصان سابو سرویس سال‌ها تجربه انجام این خدمات را دارند.
به همین دلیل، پیشنهاد ما به مدیران ساختمان این نیست که متخصص را بدون نظارت رها کنند؛ بلکه این است که به او اعتماد حرفه‌ای داشته باشند و نظارت را روی نتیجه کار متمرکز کنند.
در یک ساختمان، بهتر است یک نفر مسئول هماهنگی با متخصص باشد، خواسته‌ها قبل از شروع کار مشخص شوند، متخصص فرصت داشته باشد روتین کاری خود را اجرا کند و در پایان نتیجه بررسی شود.
همین تعادل می‌تواند از بسیاری از سوءتفاهم‌ها، دلخوری‌ها و اختلافات جلوگیری کند.
قبل از شروع کار، خواسته‌تان را شفاف بگویید؛ هنگام کار، فرصت بدهید؛ بعد از پایان کار، نتیجه را بررسی کنید.
و این شاید بهترین مدل برای یک همکاری موفق میان مدیر ساختمان، متخصص نظافت و سابو سرویس باشد.
در عین حال، تجربه ما نشان داده است که بی‌توجهی و نبود نظارت هم می‌تواند مشکلات خاص خودش را ایجاد کند؛ موضوعی که در مقاله های دیگر به آن خواهیم پرداخت.