اولین اشتباه در ساختن سیستم شرکت خدماتی نظافتی سابو سرویس؛ چرا یک سال وقت از دست رفت؟

من بنیان گذار سابو هستم .... و این یکی از اولین تجربه‌هایی است که در مسیر ساختن و توسعه شرکت خدماتی نظافتی سابو سرویس به دست آوردم.

وقتی تصمیم گرفتم سابو سرویس و مجموعه نظافت منزل را توسعه بدهم، خیلی زود با یک مشکل مهم روبه‌رو شدم:

ما به یک سیستم مدیریت سفارش و مشتریان نیاز داشتیم.

ما از یک سیستم CRM استفاده می‌کردیم که یکی از دوستان در شهر مشهد برای مجموعه طراحی کرده بود. این سیستم در شروع کار کمک زیادی به ما کرده بود، اما به مرور متوجه شدیم سه مشکل اساسی دارد.

اول اینکه سیستم یکپارچه نبود و بخشی از اطلاعات مربوط به سفارش‌های نظافت و مدیران ساختمان همچنان روی کاغذ ثبت می‌شد. دوم اینکه آنلاین نبود و دسترسی به اطلاعات و مدیریت سفارش‌ها از هرجا امکان‌پذیر نبود. سوم اینکه با مهاجرت طراح سیستم به خارج از ایران، عملاً امکان توسعه و پشتیبانی جدی آن برای ما وجود نداشت.

ما به سیستمی نیاز داشتیم که بتواند با رشد سابو سرویس همراه شود.

سفارش‌های نظافت منزل، نظافت مشاعات و خدمات نظافتی باید ثبت و پیگیری می‌شدند، وضعیت مشتریانی که به دنبال نظافت منزل یا نظافت مشاعات خود بودند مشخص می‌بود و اطلاعات سفارش‌ها از بین نمی‌رفت.

به مرور متوجه شدم اگر تعداد سفارش‌های خدمات نظافت بیشتر شود، دیگر نمی‌توانیم همه چیز را با کاغذ، تماس تلفنی و حافظه افراد مدیریت کنیم.

در ذهن خودم یک راه‌حل ساده داشتم:

«من خودم یک سیستم با مایکروسافت اکسل می‌سازم؛ اولین سیستم نظافتچی هوشمند در تهران مبتنی بر اکسل.»

فکر می‌کردم با یاد گرفتن اکسل می‌توانم سیستم شرکت را بسازم

برای طراحی این سیستم مدیریت سفارش‌های نظافت، شروع کردم به یادگیری اکسل.

دوره دیدم، تمرین کردم و کم‌کم با امکانات مختلف اکسل آشنا شدم. اما هرچه جلوتر رفتم، فهمیدم چیزی که در ذهن من است دیگر یک فایل ساده اکسل نیست.

من فقط یک جدول ثبت سفارش نمی‌خواستم.

می‌خواستم اطلاعات سفارش‌های نظافت منزل ثبت شوند، وضعیت آنها تغییر کند، پیگیری مشتریان و مدیران ساختمان انجام شود، سفارش‌های نظافت مشاعات قابل پیگیری باشند و بخش‌های مختلف سیستم به یکدیگر متصل شوند تا هیچ خانه‌ای در انتظار نظافتچی و نیروی خدماتی نماند.

در همین مسیر متوجه شدم اکسل معمولی کافی نیست و باید سراغ کدنویسی اکسل یا VBA بروم.

در حالی که نظافت منازل توسط متخصصین سابو سرویس انجام می‌شد، من مشغول یادگیری کدنویسی بودم.

یک سال درگیر ساختن چیزی شدم که شاید قرار نبود خودم بسازم

ورود به VBA مسیر را پیچیده‌تر کرد.

هر بار که فکر می‌کردم به سیستم نهایی نزدیک شده‌ام، یک نیاز جدید خودش را نشان می‌داد.

در تمام این مدت، سیستم قبلی همچنان مورد استفاده بود و نیروهای نظافتی شرکت مشغول نظافت منازل و مشاعات شهر بودند؛ اما سیستم آن‌قدر که باید قوی و منسجم نبود.

نتیجه چه بود؟

گاهی مشتری‌ها به دلیل پیگیری ضعیف از دست می‌رفتند. گاهی ارتباط دفتر با مشتریان به‌خوبی مدیریت نمی‌شد و در بعضی موارد مشتری که منتظر خدمات نظافتی بود، مستقیماً با نیروی خدماتی ارتباط برقرار می‌کرد.

این اتفاق می‌توانست مشکلات مختلفی ایجاد کند؛ از دست رفتن مشتری و ارائه خدمات نظافتی ضعیف گرفته تا شکل‌گیری ارتباط‌های خارج از چارچوب شرکت و مشکلاتی که می‌توانست به مجموعه نظافتی ما آسیب بزند.

من می‌دیدم که سیستم مدیریت مشتریان و سفارش‌های نظافت باید بهتر شود.

اما به جای اینکه سریع‌تر سراغ یک متخصص بروم، تصمیم گرفته بودم خودم این کار را انجام دهم.

نتیجه این تصمیم، حدود یک سال درگیری با اکسل و VBA بود.

شاید امروز بتوانم بگویم:

یک سال از وقتم گذشت؛ شاید بیهوده!

البته آن یک سال کاملاً هدر نرفت. چیزهای زیادی یاد گرفتم و شاید اگر آن مسیر را طی نمی‌کردم، امروز اهمیت داشتن یک سیستم مناسب برای مدیریت شرکت خدماتی و خدمات نظافت را به این اندازه درک نمی‌کردم.

اما یک اشتباه مهم کرده بودم:

من به جای اینکه صاحب سیستم نظافتی باشم، می‌خواستم خودم سازنده سیستم هم باشم.

و این دو موضوع با هم فرق دارند.

بالاخره فهمیدم لازم نیست همه کارها را خودم انجام بدهم

در یک مرحله تصمیم گرفتم به جای ادامه دادن این مسیر، از یک متخصص طراحی و کدنویسی اکسل کمک بگیرم.

تا اینکه با سوفیا آشنا شدم؛ طراح و برنامه‌نویس اکسل که یکی از تجربه‌های مهم و ارزشمند من در مسیر ساختن سابو سرویس شد.

با کمک ایشان نگاه متفاوتی به سیستم‌سازی در شرکت خدماتی پیدا کردم و یک درس مهم مدیریتی گرفتم.

من فهمیدم مدیریت یک شرکت خدمات نظافت به این معنی نیست که مدیر باید همه کارها را خودش بلد باشد یا خودش انجام دهد.

برای داشتن یک شرکت نظافتی موفق، لازم نیست خودمان نظافتچی، برنامه‌نویس، طراح یا متخصص همه حوزه‌ها باشیم.

اما باید آن‌قدر درباره هر بخش بدانیم که نیاز مجموعه را درست تشخیص دهیم.

مثلاً شاید مدیر شرکت نظافتی خودش نظافتچی نباشد، اما باید با روند کار متخصصین نظافت، نظافت منزل، نظافت مشاعات، نیاز مشتریان و کیفیت خدمات نظافتی آشنا باشد.

بعد می‌تواند اجرای تخصصی هر بخش را به فرد متخصص بسپارد.

این تجربه چه چیزی به من یاد داد؟

امروز اگر به آن یک سال نگاه کنم، شاید بزرگ‌ترین چیزی که یاد گرفتم اکسل یا کدنویسی VBA نباشد.

چیزی که برای من ارزش بیشتری داشت این بود که فهمیدم:

برای ساختن یک کسب‌وکار، لازم نیست همه‌کاره باشیم.

رشد یک مجموعه زمانی اتفاق می‌افتد که یک نفر نخواهد تمام کارها را به تنهایی انجام دهد.

از سیستم و نرم‌افزار گرفته تا طراحی، مدیریت سفارش‌های نظافت، نظافت منزل، نظافت مشاعات و خدمات مشتریان، هر بخش نیاز به تخصص خودش دارد.

از یک فایل اکسل تا ساختن یک سیستم واقعی

آن روزها فکر می‌کردم مسئله اصلی ما ساختن یک فایل اکسل بهتر است.

اما امروز می‌دانم مسئله اصلی سیستم‌سازی برای نظافت و خدمات‌رسانی به شهر بود.

ما به سیستمی نیاز داشتیم که با رشد سابو سرویس همراه شود؛ سیستمی که اطلاعات سفارش‌های خدمات نظافت را منظم کند، پیگیری مشتریان را ساده‌تر کند و وابستگی مجموعه به حافظه افراد و روش‌های دستی را کاهش دهد.

یک سیستم مدیریت سفارش و مشتریان باید بتواند اطلاعات را یکپارچه کند، امکان پیگیری دقیق‌تر نظافت منزل، نظافت مشاعات و نظافت شرکت‌ها را فراهم کند و به تیم کمک کند ارتباط خود با مشتریان و نیروهای خدماتی را بهتر مدیریت کند.

اگر امروز به ابتدای مسیر برگردم، احتمالاً باز هم برای شناخت نیازهای سیستم مدتی با اکسل کار می‌کنم؛ اما خیلی زودتر از یک متخصص کمک می‌گیرم.

چون یکی از مهم‌ترین درس‌هایی که از آن دوره گرفتم این بود:

لازم نیست همه کارها را خودمان انجام دهیم؛ باید یاد بگیریم آدم درست را برای کار درست پیدا کنیم.

البته پیدا کردن آدم درست هم خودش داستانی دارد.

و اتفاقاً پیدا کردن سوفیا هم اصلاً کار راحتی نبود.

تشکر از سوفیا

امروز سوفیا دیگر با سابو سرویس همکاری نمی‌کند و همکاری ما با ایشان به پایان رسیده است.

اما این موضوع باعث نمی‌شود نقشی را که در آن مرحله از مسیر سابو سرویس داشت فراموش کنیم.

امروز سوفیا سهم بزرگی در پاکیزگی پایتخت ایران‌زمین دارد. 😉

من شخصاً از ایشان تشکر می‌کنم و معتقدم سابو سرویس بخشی از مسیر سیستم‌سازی و توسعه سیستم مدیریت سفارش‌های نظافت خودش را مدیون زحمات و لطف ایشان است.

آدم‌هایی در مسیر یک کسب‌وکار وارد می‌شوند، مدتی همراه شما هستند و بعد مسیرشان از شما جدا می‌شود؛ اما تأثیری که در آن مقطع گذاشته‌اند، بخشی از تاریخ آن کسب‌وکار باقی می‌ماند.

سوفیا هم برای من یکی از همین آدم‌هاست.

یک خاطره از مسیر شکل‌گیری سابو سرویس

این فقط یکی از تجربه‌هایی است که در مسیر ساختن سابو سرویس اتفاق افتاد.

در ادامه می‌خواهم از تصمیم‌هایی بگویم که درست بودند، تصمیم‌هایی که اشتباه بودند، آدم‌هایی که در این مسیر کنار ما بودند، مشکلاتی که با آنها روبه‌رو شدیم و چیزهایی که هر کدام از این اتفاقات به من یاد دادند.

چون سابو سرویس فقط چیزی نیست که امروز می‌بینید.

پشت این مجموعه، سال‌ها تجربه در خدمات نظافت، نظافت منزل، نظافت مشاعات، استخدام و اخراج نیروها و اتفاقات مختلفی که در مسیر ساختن یک شرکت خدماتی نظافتی تجربه کرده‌ایم وجود دارد.

شاید بعضی از این تصمیم‌ها درست بوده باشند و بعضی دیگر اشتباه؛ اما همه آنها بخشی از تجربه‌ای هستند که امروز سابو سرویس را ساخته‌اند.

ادامه دارد...